Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen. Sie besteht nur aus einer XML-Datei und ist bei öffentlichen Auftraggebern seit Jahren Pflicht.

Von Vincent Rosenkranz, Sales & Marketing Manager bei BESITEC · Stand 09.11.2026

Kurz erklärt. Ein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, gepflegt von der KoSIT. Eine Software liest die Daten direkt aus, ohne Abtippen. Für Menschen ist die Datei ohne Viewer kaum lesbar.

So ist eine XRechnung aufgebaut

Die Datei enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung als Datenfelder, etwa Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, Steuersätze und Bankverbindung. Jedes Feld hat eine feste Kennung aus der Norm, zum Beispiel BT-1 für die Rechnungsnummer.

Zwei technische Schreibweisen sind erlaubt, UBL und CII. Inhaltlich sind beide gleich, der Empfänger muss beide verarbeiten können.

Syntax	Herkunft	Typischer Einsatz
`UBL`	OASIS, international	Peppol, viele ERP-Exporte
`CII`	UN/CEFACT	Basis auch für ZUGFeRD

Die aktuelle Spezifikation veröffentlicht die KoSIT bei XStandards Einkauf.

Wer eine XRechnung braucht

Lieferanten der Bundesverwaltung senden seit 27.11.2020 elektronisch, meist über die Plattformen ZRE oder OZG-RE
Lieferanten von Ländern und Kommunen nach den jeweiligen Landesregeln, die Termine unterscheiden sich
Alle Unternehmen im B2B müssen seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Das Format ist dafür ausdrücklich zugelassen

An Behörden gehört in jede Rechnung die Leitweg-ID des Empfängers. Sie steht im Feld Käuferreferenz, BT-10.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Reine XML-Datei

Keine Sichtkomponente. Gut für vollautomatische Verarbeitung im ERP.

Hybrid aus PDF und XML

ZUGFeRD bettet die Daten in ein PDF ein. Ab dem Profil EN 16931 ebenfalls eine E-Rechnung.

ZUGFeRD hat sogar ein eigenes Profil mit dem Namen XRECHNUNG. Damit erfüllt ein PDF mit eingebetteten Daten dieselben Regeln.

Wie die Datei zum Empfänger kommt

ERPRechnung entsteht
KonverterDaten nach EN 16931
PrüfungValidierung
PeppolAccess Point
EmpfängerBehörde oder Firma

Typischer Weg vom ERP bis zum Empfänger. E-Mail ist im B2B ebenfalls erlaubt, Peppol ist der sicherere Weg.

BESITEC ist zertifizierter Peppol Access Point und erzeugt das Format direkt aus Ihrem ERP, auch aus EDIFACT-Daten.

Häufige Fragen zu XRechnung

Ist eine XRechnung eine PDF?

Nein. Sie ist eine reine XML-Datei. Ein PDF entsteht erst, wenn ein Viewer die Daten darstellt.

Muss ich im B2B dieses Format nutzen?

Nein. Erlaubt ist jedes Format nach EN 16931, also auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931 oder Peppol BIS. Bestimmte EDI-Verfahren sind übergangsweise zulässig.

Wie kann ich eine empfangene Datei lesen?

Mit einem Viewer. Auf besitec.com gibt es dafür einen kostenlosen XML Visualizer.

Wer pflegt den Standard?

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, in Bremen.