Was ist EDI? Elektronischer Datenaustausch einfach erklärt

EDI ist der Standard, mit dem Unternehmen Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen automatisch zwischen ihren Systemen austauschen. Hier lesen Sie, wie das funktioniert, welche Formate es gibt und wie Sie einsteigen.

Von Vincent Rosenkranz, Sales & Marketing Manager bei BESITEC · Stand 09.11.2026

Kurz erklärt. EDI steht für Electronic Data Interchange, auf Deutsch elektronischer Datenaustausch. Gemeint ist der automatische Austausch strukturierter Geschäftsdokumente wie Bestellungen und Rechnungen zwischen den IT-Systemen zweier Unternehmen. Die Daten laufen in einem vereinbarten Standard, etwa EDIFACT, direkt vom ERP des Absenders ins ERP des Empfängers, ohne Papier, ohne Abtippen.

So funktioniert EDI

Jedes Unternehmen speichert Daten in seinem eigenen Format. Ihr ERP schreibt vielleicht XML, das System Ihres Kunden erwartet CSV. Elektronischer Datenaustausch legt dazwischen eine gemeinsame Sprache. Ein Konverter übersetzt Ihre Daten in den vereinbarten Standard und beim Partner wieder zurück.

Ihr ERPerzeugt den Beleg
Konvertierungin den Standard
Standardz. B. EDIFACT
Konvertierungins Partnerformat
ERP des Partnersverbucht automatisch

Der Weg funktioniert in beide Richtungen. Übertragen wird per AS2, SFTP, X.400 oder über ein Netzwerk wie Peppol.

Damit das klappt, braucht es drei Dinge.

Vereinbarung

Beide Partner legen Standard, Nachrichtentypen und Inhalte fest, oft in einem Leitfaden des Kunden.

Konverter

Software oder ein Dienstleister übersetzt zwischen Ihrem internen Format und dem Standard.

Übertragungsweg

Ein gesicherter Kanal wie AS2 oder SFTP transportiert die Nachricht und bestätigt den Empfang.

Standards und Formate

Welcher Standard gilt, hängt meist von Branche und Region Ihres Partners ab.

Standard	Wo er verbreitet ist
`UN/EDIFACT`	Internationaler Standard der Vereinten Nationen, in Europa am weitesten verbreitet. Branchenvarianten sind EANCOM im Handel und ODETTE in der Automobilindustrie.
`ANSI X12`	Standard in Nordamerika
`VDA`	Ältere Formate der deutschen Automobilindustrie, werden schrittweise durch EDIFACT ersetzt
`XML`	Flexibel und gut lesbar, Basis vieler moderner Formate, auch von XRechnung und Peppol BIS
`CSV und Inhouse-Formate`	Einfache Exporte aus dem ERP, oft der Ausgangspunkt vor der Konvertierung

Typische Nachrichten

Jeder Geschäftsvorfall hat einen eigenen Nachrichtentyp. Die Namen stammen aus EDIFACT.

Nachricht	Bedeutung	Von wem an wen
`PRICAT`	Preiskatalog, Artikelstammdaten	Lieferant → Käufer
`ORDERS`	Bestellung	Käufer → Lieferant
`ORDRSP`	Bestellbestätigung	Lieferant → Käufer
`DESADV`	Lieferavis	Lieferant → Käufer
`RECADV`	Wareneingangsbestätigung	Käufer → Lieferant
`INVOIC`	Rechnung	Lieferant → Käufer

Vorteile von EDI

Weniger Fehler. Niemand tippt Daten ab, Zahlendreher und vergessene Positionen entfallen.
Schnellere Abläufe. Eine Bestellung ist in Minuten im System des Lieferanten statt nach Tagen.
Weniger Aufwand. Kein Drucken, Scannen oder Nachfragen, Ihr Team kümmert sich um Ausnahmen statt um Routine.
Anforderungen großer Kunden erfüllen. Viele Händler und Hersteller arbeiten nur mit Lieferanten zusammen, die elektronisch anbinden.
Nachvollziehbarkeit. Jede Nachricht ist protokolliert, Sie sehen jederzeit, was wann angekommen ist.

EDI, E-Rechnung und Peppol

Die Begriffe werden oft vermischt. EDI ist der Oberbegriff für den automatischen Datenaustausch über alle Belege. Die E-Rechnung ist ein einzelner Beleg in strukturierter Form, in Deutschland etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Peppol ist ein Netzwerk, über das solche Belege sicher zugestellt werden.

Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine EDIFACT-Rechnung bleibt dabei zulässig, wenn die Pflichtangaben enthalten sind und sie sich korrekt in ein Format nach EN 16931 überführen lässt. Wer schon EDIFACT nutzt, hat also einen guten Teil der Arbeit erledigt.

Einstieg in EDI

Für den Start gibt es zwei Wege, je nachdem wie viele Belege Sie austauschen.

WebEDI

Sie erfassen und empfangen Belege im Browser, ohne eigene Schnittstelle. Passt für wenige Partner und geringe Mengen.

Volle Integration

Ihr ERP ist direkt angebunden, Belege laufen ohne Handarbeit. Passt ab mittleren Mengen oder wenn Kunden es fordern.

Mit b.edi übernimmt BESITEC Konvertierung, Partneranbindung und Betrieb als Service, mit web.edi für Partner ohne eigene Schnittstelle. Mehr zum Service

Häufige Fragen zu EDI

Was bedeutet EDI auf Deutsch?

Die Abkürzung steht für Electronic Data Interchange, auf Deutsch elektronischer Datenaustausch. Gemeint ist der automatische Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen IT-Systemen.

Ist eine E-Mail mit PDF schon EDI?

Nein. Ein PDF muss ein Mensch lesen oder eine Software auslesen. Beim elektronischen Datenaustausch sind die Daten von Anfang an strukturiert und werden ohne Zwischenschritt verarbeitet.

Was ist der Unterschied zwischen EDI und EDIFACT?

EDI ist das Verfahren, EDIFACT einer der Standards dafür. EDIFACT ist vor allem in Europa verbreitet.

Was kostet EDI?

Das hängt von Anzahl der Partner, Nachrichtentypen und Volumen ab. Als Service fallen meist eine Einrichtung je Partner und eine monatliche Gebühr an, eigene Server oder Software brauchen Sie dann nicht.

Wie lange dauert die Anbindung eines Partners?

Bei Standardnachrichten und einem klaren Leitfaden des Partners oft wenige Wochen. Den größten Teil der Zeit nehmen Tests mit dem Partner ein.