E-Rechnung Deutschland: Pflicht, Fristen und Formate
Die E-Rechnung ist in Deutschland Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Beim Versand greifen gestaffelte Fristen, die viele Unternehmen jetzt unter Zeitdruck setzen. Wir zeigen, wer ab wann betroffen ist, welche Formate gelten und wie Sie die E-Rechnung in Deutschland mit BESITEC umsetzen.
Die E-Rechnungspflicht im B2B: Fristen ab 2027
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, unabhängig von Größe oder Umsatz. Eine reine PDF-Rechnung gilt rechtlich nicht mehr als E-Rechnung.
Beim Versand gelten Übergangsfristen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versendepflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Bestehende EDI-Verfahren bleiben zulässig, solange sich die umsatzsteuerlich relevanten Felder extrahieren lassen.
- Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen
- Ab 1. Januar 2027: Versendepflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz
- Ab 1. Januar 2028: Versendepflicht für alle Unternehmen im B2B
- Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931
E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber (B2G)
Aufgrund bestehender rechtlicher Regelungen für die Rechnungsverarbeitung in der Bundesverwaltung sind Sie seit dem 27. November 2020 und ab einem Rechnungsbetrag von 1000 € verpflichtet, Ihrem Auftraggeber der Bundesverwaltung Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Als elektronische Rechnung gilt ein strukturierter einheitlicher XML-Datensatz, welches den Anforderungen der europäischen Norm EN-16931 folgen muss. Die Normen wurden mit dem Standard XRechnung umgesetzt. Eine bloße Bilddatei oder ein PDF-Dokument sind deshalb keine elektronische Rechnung. Um eine manuelle Erfassung und viel Aufwand über die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) zu vermeiden, gilt das Peppol-Netzwerk als die Lösung für einen automatisierten Rechnungsversand.
Die Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern besteht unabhängig von der umsatzsteuerlichen B2B-Pflicht. Beide Regelungen gelten nebeneinander.
- Pflicht seit dem 27. November 2020
- Der neue Standard heißt XRechnung
- Rechnungen per Post oder als PDF werden nicht akzeptiert
- Der Versand über das Peppol Netzwerk ist Ihre automatisierte Lösung der Rechnungsstellung
Die Organisation der E-Rechnung auf Länderebene unterscheidet sich erheblich
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes ist nicht verpflichtend für die Bundesländer, diese setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Verantwortung um. Stand heute haben einige Bundesländer die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt. Das heißt Vertragspartner öffentlicher Auftraggeber müssen bei diesen Bundesländern E-Rechnungen ausstellen. Die Entwicklung zeigt, dass immer mehr Bundesländer die Sendung der elektronischen Rechnung zur Pflicht machen. Der neue Standard heißt auch hier XRechnung. Welche Pflichten und Ausnahmen in den jeweiligen Bundesländern gelten zeigt die Übersicht.
- In einigen Bundesländern ist die eRechnung Pflicht
- Akzeptierter Standard in allen Bundesländern XRechnung
- Rechnungen per Post oder als PDF werden in einigen Bundesländern nicht akzeptiert
- Der Versand über das Peppol Netzwerk ist Ihre automatisierte Lösung der Rechnungsstellung
E-Rechnung in den Bundesländern: die Übersicht
Pflicht: seit 01.01.2022
Ausnahmen:
-Rechnungen bis 1000 Euro netto
-Rechnungen an Gemeinden und Gemeindeverbände
Informationsseite | www.service-bw.de/erechnung/ |
Übermittlungswege | E-Mail, Web-Upload, Peppol |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, EN 16931, ZUGFeRD |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID |
Pflicht: Nein
Informationsseite | www.e-rechnung.bayern.de |
Übermittlungswege | E-Mail, De-Mail, Peppol |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Keine Leitweg-ID nötig |
Pflicht: Nein
Informationsseite | xrechnung-bdr.de (OZG-RE) |
Übermittlungswege | Portal, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: Nein
-> kann aber vertraglich vereinbart werden
Informationsseite | xrechnung-bdr.de (OZG-RE) |
Übermittlungswege | Portal, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: seit 27.11.2020
Ausnahmen: „Direktkäufe“ bis 1000 Euro netto
Informationsseite | www.e-rechnung.bremen.de |
Übermittlungswege | Webservice, Peppol, E-Mail, De-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: seit 01.01.2022
Ausnahmen:
– Rechnungen über Lieferungen und Leistungen bis 1000 Euro
– Rechnungen über Bauleistungen bis 3000 Euro
Informationsseite | www.hamburg.de/kasse/13082768/e-rechnung/ |
Übermittlungswege | Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: ab 17.04.2024
Informationsseite | verwaltungsportal.hessen.de |
Übermittlungswege | Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, ZUGFeRD, alle CEN-konformen Formate |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: ab 01.04.2023
Informationsseite | xrechnung-bdr.de (OZG-RE) |
Übermittlungswege | Portal, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: Nein
Informationsseite | rechnung.niedersachsen.de/startseite |
Übermittlungswege | ePoststelle, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: Nein
-> kann aber vertraglich vereinbart werden
Informationsseite | www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw |
Übermittlungswege | Portal, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: ab 17.04.2024
Informationsseite | erechnung.service.rlp.de/de/informieren |
Übermittlungswege | Zentraler Rechnungseingang RLP, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: seit 01.01.2022
Ausnahmen:
-Rechnungen bis 1000 Euro netto
-bei Bar- und Sofortzahlung mit schuldfreier Wirkung, unabhängig vom Betrag
Informationsseite | e-rechnung.ego-saar.de |
Übermittlungswege | Zentraler Rechnungseingang RLP, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: Nein
Informationsseite | xrechnung-bdr.de (OZG-RE) |
Übermittlungswege | Portal, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: Nein
Informationsseite | mid.sachsen-anhalt.de/digitales/e-rechnung |
Übermittlungswege | Portal, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: Nein
Informationsseite | serviceportal.schleswig-holstein.de/Verwaltungsportal/Service/Entry/XRECHNUNG |
Übermittlungswege | Portal, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Pflicht: Nein
Informationsseite | xrechnung-bdr.de (OZG-RE) |
Übermittlungswege | Portal, Peppol, E-Mail |
Gültige Rechnungsformate | XRechnung, oder jeder Standard, der zur EU-Norm konform ist |
Empfängeridentifikation | Leitweg-ID / Peppol-ID |
Stand der Angaben:
Laufend gepflegt, ohne Gewähr auf Vollständigkeit. Die Regelungen der Länder ändern sich. Im Zweifel klären Sie die Anforderungen und die Leitweg-ID direkt mit Ihrem öffentlichen Auftraggeber.
So setzen Sie die E-Rechnung in Deutschland um
Ob Empfang, Versand an Behörden oder vollautomatischer Austausch mit Geschäftspartnern: BESITEC bindet Sie als zertifizierter Peppol Access Point Provider an das Peppol-Netzwerk an. Für kleine Mengen über unsere Plattform web.invoice, für hohes Volumen direkt an Ihr ERP-System.
Jannik Stamm
Head of EDI