GEBA elektronische Geschäftsadresse: Spezifikation 2025

Am 13. November 2025 stellte Michael Walther beim Peppol-Netzwerk-Meeting in Kassel die neue GEBA elektronische Geschäftsadresse vor. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hatte Version 1.0 der Spezifikation bereits am 12. September 2025 veröffentlicht.

GEBA steht für German Electronic Business Address und schafft einen standardisierten Adressierungs-Mechanismus für elektronische Geschäftskommunikation in Deutschland. Die elektronische Geschäftsadresse basiert auf der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) und kann im Peppol-Netzwerk als Participant ID genutzt werden.

Was ist GEBA? Definition der elektronischen Geschäftsadresse

Die GEBA elektronische Geschäftsadresse ist ein deutscher Standard für die eindeutige Identifikation von Unternehmen in der elektronischen Geschäftskommunikation. Sie basiert auf der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.), die seit November 2024 vom Bundeszentralamt für Steuern an wirtschaftlich Tätige vergeben wird.

Darüber hinaus ermöglicht GEBA durch optionale Erweiterungen die differenzierte Adressierung verschiedener Standorte und Organisationseinheiten innerhalb eines Unternehmens.

Aufbau der GEBA mit W-IdNr

Die elektronische Geschäftsadresse besteht aus drei Komponenten:

1. Wirtschafts-Identifikationsnummer (Pflicht)

• Format: DE + 9 Ziffern
• Beispiel: DE123456789
• Entspricht bei bestehender USt-IdNr. dieser Nummer

2. Unterscheidungsmerkmal (optional)

• Format: 5-stellige Ziffernfolge, beginnt mit 0
• Beispiel: -00001
• Wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben
• Dient zur Kennzeichnung verschiedener Betriebsstätten oder wirtschaftlicher Tätigkeiten

3. Unter-Adressierung (optional)

• Format: 1-8 Zeichen, alphanumerisch (a-z, A-Z, 0-9)
• Beispiel: -RECH0001 oder  -Einkauf
• Frei definierbar durch das Unternehmen
• Ermöglicht Routing an Abteilungen oder Geschäftsbereiche

Gesamtlänge: Zwischen 11 und 26 Stellen

Beispiele aus der offiziellen Spezifikation

Die KoSIT-Spezifikation nennt folgende Beispiele für die elektronische Geschäftsadresse:

GEBA ist optional: Keine Verpflichtung zur Nutzung

Die GEBA elektronische Geschäftsadresse ist eine zusätzliche Adressierungs-Option im Peppol-Netzwerk. Es besteht keine Verpflichtung zur Nutzung von GEBA.

Bestehende Peppol Participant Identifier bleiben gültig

Alle bereits etablierten Adressierungs-Formate können weiterhin genutzt werden:

• Umsatzsteuer-ID (ISO 6523 Code 9930)
• Leitweg-ID (ISO 6523 Code 0204) für B2G-Kommunikation
• Global Location Number (GLN) (ISO 6523 Code 0088)
• Weitere internationale Identifier nach ISO 6523

Unternehmen können selbst entscheiden, welches Adressierungs-Format sie im Peppol-Netzwerk verwenden. Ein paralleler Betrieb verschiedener Participant IDs ist möglich.

Anwendungsfälle für GEBA in deutschen Unternehmen

Die elektronische Geschäftsadresse eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen.

Mehrere Standorte mit W-IdNr-Unterscheidungsmerkmal

Unternehmen mit verschiedenen Betriebsstätten können über das Unterscheidungsmerkmal jede Betriebsstätte eindeutig adressieren:

Beispiel Logistikunternehmen:

• Hamburg Hauptsitz: DE123456789-00001
• Bremen Niederlassung: DE123456789-00002
• Lübeck Lager: DE123456789-00003

Vorteil: Elektronische Rechnungen werden automatisch der richtigen Betriebsstätte zugeordnet, ohne manuelle Sortierung im Rechnungseingang.

Abteilungsspezifische Adressierung über Unter-Adressierung

Die Unter-Adressierung ermöglicht direktes Routing an Organisationseinheiten innerhalb einer Betriebsstätte:

Beispiel Handelsunternehmen:

• Einkauf: DE123456789-00001-EINK
• Vertrieb: DE123456789-00001-VERT
• Buchhaltung: DE123456789-00001-FIBU

Vorteil: Das ERP-System kann eingehende Dokumente automatisch dem zuständigen Bereich zuordnen.

Integration ins Unternehmensbasisdatenregister

Die W-IdNr. wird als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer im Unternehmensbasisdatenregister verwendet. Die GEBA elektronische Geschäftsadresse baut auf dieser dauerhaften Kennung auf und schafft Konsistenz zwischen Verwaltungskommunikation und elektronischem Geschäftsverkehr.

Insbesondere für Unternehmen, die sowohl mit Behörden als auch mit Geschäftspartnern elektronisch kommunizieren, ergibt sich dadurch eine einheitliche Identifikationsbasis.

Technische Implementierung der elektronischen Geschäftsadresse

W-IdNr ermitteln und in GEBA umwandeln

Unternehmen mit bestehender Umsatzsteuer-ID:

Die W-IdNr. entspricht der USt-IdNr. plus dem Suffix „-00001“:

• USt-IdNr.: DE123456789
• W-IdNr.: DE123456789-00001

Es erfolgt keine separate Mitteilung durch das Bundeszentralamt für Steuern.

Unternehmen ohne Umsatzsteuer-ID:

Das Bundeszentralamt für Steuern vergibt die W-IdNr. automatisch auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde und teilt diese mit. Ein Antrag ist nicht erforderlich.

Abruf der W-IdNr.:

Seit dem 3. Dezember 2024 kann die W-IdNr. über das ELSTER-Portal abgerufen werden.

Mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten:

Ab 2026 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern weitere Unterscheidungsmerkmale für Unternehmen mit mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten (z.B. -00002, -00003).

GEBA im Peppol-Netzwerk nutzen

Die GEBA elektronische Geschäftsadresse wird als Peppol Participant Identifier verwendet:

Einsatzbereiche:

• Registrierung im Service Metadata Publisher (SMP)
• Eintrag im Service Metadata Locator (SML)
• Verwendung im Peppol Directory
• Nutzung in Peppol BIS Billing 3.0 als AccountingCustomerParty

ISO 6523 Identifier Scheme Code für GEBA: 0199

Format im Peppol-Kontext:

0199:DE123456789-00001

Integration über Peppol Access Point

Die Konfiguration der elektronischen Geschäftsadresse erfolgt auf Ebene des Peppol Access Point Providers. Der Access Point registriert die GEBA-basierte Participant ID im Peppol-Netzwerk und stellt sicher, dass eingehende Dokumente korrekt zugestellt werden.

Technischer Aufwand für das Unternehmen:

Anpassungen am ERP-System sind nicht erforderlich. Die GEBA-Logik wird vollständig vom Access Point Provider implementiert. Das Unternehmen erhält die Dokumente wie gewohnt in seinem System.

Parallelbetrieb:

Ein Unternehmen kann gleichzeitig mehrere Participant IDs verwenden, beispielsweise eine GEBA-Adresse für deutsche Geschäftspartner und eine GLN für internationale Partner.

Einordnung: Wann ist GEBA sinnvoll?

Die Relevanz der elektronischen Geschäftsadresse hängt von der Unternehmensstruktur ab.

Einzelstandort-Unternehmen

Situation: Unternehmen mit einem Standort und zentraler Rechnungsverarbeitung

Bewertung: Die bestehende Peppol-ID (z.B. basierend auf USt-IdNr.) ist ausreichend. GEBA bietet keinen zusätzlichen Nutzen.

Empfehlung: Keine Änderung erforderlich

Unternehmen mit mehreren Standorten

Situation: Verschiedene Betriebsstätten mit jeweils eigener Rechnungsbearbeitung

Bewertung: GEBA ermöglicht über das Unterscheidungsmerkmal die eindeutige Zuordnung zu Betriebsstätten. Manuelle Sortierung im Rechnungseingang entfällt.

Empfehlung: GEBA kann Prozesse vereinfachen, insbesondere bei unterschiedlichen ERP-Systemen pro Standort

Komplexe Organisationsstrukturen

Situation: Verschiedene Geschäftsbereiche, Abteilungen oder Kostenstellen als Rechnungsempfänger

Bewertung: Die Unter-Adressierung ermöglicht automatisches Routing an die zuständige Organisationseinheit. ERP-Integration wird vereinfacht.

Empfehlung: GEBA-Nutzung prüfen, wenn abteilungsspezifische Zuordnung bisher manuell erfolgt

Neueinrichtung Peppol-Anbindung

Situation: Erstmalige Anbindung ans Peppol-Netzwerk

Bewertung: Bei Neueinrichtung kann direkt GEBA-Kompatibilität berücksichtigt werden, ohne bestehende Prozesse ändern zu müssen.

Empfehlung: GEBA-Option mit Access Point Provider besprechen, auch wenn zunächst nicht genutzt

Häufige Fragen zur elektronischen Geschäftsadresse (FAQ)

Muss die bestehende Peppol-ID auf GEBA umgestellt werden?

Nein. Die GEBA elektronische Geschäftsadresse ist eine zusätzliche Option. Bestehende Peppol Participant IDs (USt-IdNr., GLN, Leitweg-ID etc.) bleiben vollständig gültig und können weiter genutzt werden.

Gilt GEBA auch für B2G-Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern?

Die Leitweg-ID bleibt für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern das etablierte und vorgeschriebene Format. GEBA ist primär für B2B-Szenarien konzipiert.

Wer vergibt die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergibt die W-IdNr. automatisch auf Anforderung der zuständigen Finanzbehörde. Eine separate Antragstellung ist nicht erforderlich.

Kann ein Unternehmen mehrere GEBA-Adressen haben?

Ja. Für verschiedene Betriebsstätten vergibt das Bundeszentralamt für Steuern verschiedene Unterscheidungsmerkmale (-00001, -00002, -00003 etc.). Zusätzlich kann das Unternehmen für jede W-IdNr. beliebig viele Unter-Adressierungen definieren.

Ist GEBA international nutzbar?

GEBA ist ein deutscher Standard basierend auf der deutschen W-IdNr. Für internationale Geschäftsbeziehungen können Unternehmen parallel andere Peppol Participant Identifier (z.B. GLN) nutzen, die grenzüberschreitend anerkannt sind.

Wo ist die offizielle GEBA-Spezifikation verfügbar?

Die offizielle Spezifikation Version 1.0 ist über die KoSIT abrufbar. Die KoSIT fungiert als deutsche Peppol Authority und ist für die Pflege deutscher Standards zuständig.

Kostet die Nutzung von GEBA etwas?

Die W-IdNr. wird vom Bundeszentralamt für Steuern kostenlos vergeben. Die Registrierung einer GEBA-basierten Participant ID erfolgt über den jeweiligen Peppol Access Point Provider im Rahmen der üblichen Vertragskonditionen.

Was passiert bei Firmenumzug oder Änderung der Rechtsform?

Die W-IdNr. folgt dem Once-Only-Prinzip und bleibt dauerhaft bestehen, solange die wirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt wird. Nur bei Beendigung der wirtschaftlichen Tätigkeit oder Liquidation erlischt die Nummer.

Zeitlicher Rahmen der GEBA-Einführung

Die Entwicklung und Einführung der elektronischen Geschäftsadresse erfolgt in mehreren Phasen:

1. November 2024 Start der W-IdNr.-Vergabe durch das Bundeszentralamt für Steuern. In der ersten Phase erhalten Unternehmen mit Umsatzsteuerpflicht und Kleinunternehmer ihre W-IdNr.

3. Quartal 2025 Weitere wirtschaftlich Tätige ohne Umsatzsteuerpflicht erhalten ihre W-IdNr.

12. September 2025 Veröffentlichung der GEBA-Spezifikation Version 1.0 durch die KoSIT.

13. November 2025 Offizielle Vorstellung der elektronischen Geschäftsadresse beim Peppol-Netzwerk-Meeting in Kassel.

Ab 2026 Vergabe weiterer Unterscheidungsmerkmale für Unternehmen mit mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten.

Perspektive Es besteht keine Verpflichtung zur Nutzung von GEBA. Die Nutzung bleibt optional, und es ist keine gesetzliche Verpflichtung angekündigt.

GEBA in der Praxis umsetzen

Unternehmen, die die elektronische Geschäftsadresse nutzen möchten, können folgendermaßen vorgehen:

Schritt 1: Wirtschafts-Identifikationsnummer ermitteln

Bei bestehender Umsatzsteuer-ID:

• W-IdNr. = USt-IdNr. + „-00001“
• Keine separate Mitteilung erforderlich

Ohne Umsatzsteuer-ID:

• Mitteilung des Bundeszentralamts für Steuern abwarten
• Alternative: Abruf über ELSTER-Portal

Schritt 2: Bedarf analysieren

Folgende Fragen klären:

• Gibt es mehrere Standorte mit eigener Rechnungsbearbeitung?
• Sollen verschiedene Abteilungen direkt adressiert werden?
• Wäre automatisches Routing hilfreich?
• Wird eine neue Peppol-Anbindung eingerichtet?

Schritt 3: Mit Access Point Provider abstimmen

Der Peppol Access Point Provider übernimmt die technische Implementierung:

• Registrierung der GEBA-basierten Participant ID
• Konfiguration im Service Metadata Publisher (SMP)
• Eintrag im Peppol Directory (optional)
• Zustellung-Routing einrichten

Schritt 4: Geschäftspartner informieren

Nach erfolgreicher Einrichtung sollten relevante Geschäftspartner über die neue elektronische Geschäftsadresse informiert werden:

• GEBA-Format mitteilen
• Verwendungszweck erläutern (z.B. „für Standort Hamburg“)
• Parallel weiterhin alte Peppol-ID akzeptieren (Übergangsphase)

Wichtig: Die Umstellung kann schrittweise erfolgen. Ein paralleler Betrieb verschiedener Participant IDs ist möglich.

Zusammenfassung: GEBA elektronische Geschäftsadresse

Die GEBA elektronische Geschäftsadresse ist ein optionaler Standard für die eindeutige Identifikation deutscher Unternehmen im Peppol-Netzwerk. Sie basiert auf der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) und ermöglicht durch optionale Erweiterungen die differenzierte Adressierung von Standorten und Organisationseinheiten.

Kernpunkte:

• GEBA ist optional, keine Verpflichtung zur Nutzung
• Aufbau: W-IdNr. + optionales Unterscheidungsmerkmal + optionale Unter-Adressierung
• Besonders geeignet für Unternehmen mit mehreren Standorten oder komplexen Strukturen
• Integration erfolgt über Peppol Access Point Provider ohne ERP-Anpassungen
• Spezifikation Version 1.0 seit September 2025 verfügbar

Die elektronische Geschäftsadresse fügt sich in die bestehende Peppol-Infrastruktur ein und ergänzt die verfügbaren Adressierungs-Optionen um eine auf deutsche Anforderungen zugeschnittene Variante. Die Nutzungsentscheidung liegt beim Unternehmen und sollte auf Basis der eigenen Organisationsstruktur und Prozessanforderungen getroffen werden.

Weiterführende Informationen:

• KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards): www.xoev.de
• Peppol Deutschland Country Profile: peppol.eu/what-is-peppol/peppol-country-profiles/germany-country-profile
• Wirtschafts-Identifikationsnummer: verwaltung.bund.de
• ELSTER-Portal: www.elster.de

Bildnachweis: Foto vom Peppol-Netzwerk-Meeting Kassel, November 2025 – GEBA-Präsentation durch KoSIT (extern)