E-Rechnung via E-Mail? Was rechtlich gilt – und welche Vorteile Peppol als Übertragungsweg hat
Inhaltsübersicht
Warum der klassische Rechnungsversand per E-Mail an seine Grenzen stößt
Viele Unternehmen setzen beim Rechnungsversand auf einen eingespielten Ablauf: PDF erzeugen, per E-Mail an den Kunden senden – fertig. Das spart Porto, ist schnell und hat sich im Geschäftsalltag etabliert. Doch diese Praxis ist heute nicht mehr in jedem Fall rechtssicher – vor allem im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht in Deutschland.
Die zentrale Frage ist dabei nicht nur, ob ein PDF-Anhang rechtlich als Rechnung gilt, sondern auch, ob die E-Rechnung via E-Mail überhaupt den gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Format genügt. Hier kommt Peppol als strukturierter und sicherer Übertragungsweg ins Spiel.
Zunächst zur Begriffsklärung: Eine echte E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF. Laut EU-Richtlinie 2014/55/EU und § 14 UStG handelt es sich um eine strukturierte elektronische Rechnung, die maschinell verarbeitet werden kann – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Solche strukturierten Rechnungen können zwar theoretisch per E-Mail verschickt werden, etwa als XML-Datei im Anhang. In der Praxis werden jedoch häufig unstrukturierte PDFs versendet, die nicht den Anforderungen einer rechtskonformen E-Rechnung entsprechen. Die Bezeichnung „E-Rechnung via E-Mail“ trifft daher oft nicht zu – zumindest nicht im Sinne der gesetzlich geforderten Standards.
Ein aktuelles Urteil verschärft die Lage
Das Schleswig-Holsteinische Oberlandesgericht hat im Dezember 2024 ein wichtiges Urteil gefällt: Der reine Versand von Rechnungen per E-Mail mit TLS-Transportverschlüsselung reicht nicht aus, wenn darin personenbezogene Daten enthalten sind. Erforderlich ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die in den meisten E-Mail-Systemen nicht gegeben ist.
Obwohl das Urteil einen Fall im B2C-Bereich betraf, sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen auch im B2B-Umfeld relevant – etwa bei Rechnungen an Freiberufler oder Einzelunternehmen. Wer also regelmäßig personenbezogene Daten in Rechnungen übermittelt, sollte seine Versandwege überdenken.
Warum der Versandweg immer wichtiger wird
In der Diskussion um die E-Rechnung stehen oft die Dateiformate im Vordergrund. Genauso entscheidend ist aber die Frage, wie eine Rechnung übermittelt wird. Die E-Rechnung via E-Mail bringt verschiedene Herausforderungen mit sich:
Beim Versand von E-Rechnungen per E-Mail fehlt es an einer verlässlichen Protokollierung
Die Zustellung kann scheitern, ohne dass es auffällt.
Der Datenschutz ist nicht zuverlässig gewährleistet.
Archivierung und Validierung müssen manuell erfolgen.
Ein strukturierter Versand über ein geschlossenes, sicheres Netzwerk kann diese Schwächen ausgleichen und genau das bietet Peppol.
Transparenz im E-Rechnungsversand – Peppol-Nachrichten einfach nachverfolgen
Der Screenshot zeigt unsere Weboberfläche zur Nachverfolgung von automatisch versendeten E-Rechnungen – auch über Peppol. In vielen Unternehmen läuft der Versand strukturierter Rechnungen heute bereits automatisiert, z. B. über ein ERP-System, das mit unserer Lösung verbunden ist.
Mit dem integrierten Log-Viewer behalten Nutzer jederzeit den Überblick über:
den Status gesendeter E-Rechnungen,
den verwendeten Übertragungsweg (z. B. Peppol),
eventuelle Fehler oder Rückmeldungen aus dem Netzwerk.
Gerade bei revisionssicheren und standardisierten Versandwegen wie Peppol ist diese Transparenz entscheidend – etwa, um auf Nachfrage eines Geschäftspartners den Versand lückenlos nachzuweisen.
Die Oberfläche hilft dabei, Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren – ohne zusätzliche Tools oder technischen Aufwand.
Wer sollte jetzt handeln?
Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen verschicken – ob an Geschäftspartner oder öffentliche Auftraggeber – sollten spätestens jetzt prüfen:
Versenden wir strukturierte Rechnungen oder nur PDFs?
Wie werden diese übertragen – E-Mail, Plattform oder Netzwerk?
Enthalten unsere Rechnungen personenbezogene Daten?
Können wir die Zustellung sicher und dokumentiert garantieren?
Wer auf automatisierte, revisionssichere Prozesse setzen möchte, wird sich langfristig vom einfachen PDF-Versand verabschieden müssen. Eine Anbindung an Peppol ist dabei keine große Hürde mehr: Lösungen wie b.invoice oder web.invoice ermöglichen einen einfachen Einstieg, ohne dass umfangreiche IT-Projekte nötig sind.
Fazit: Die E-Rechnung via E-Mail zu versenden ist kein Zukunftsmodell
Die E-Rechnung per E-Mail zu versenden ist in vielen Unternehmen noch gängige Praxis – doch rechtlich und technisch nicht mehr zukunftssicher. Der Versand unstrukturierter PDFs per E-Mail erfüllt weder die Anforderungen an Datenschutz noch an maschinelle Verarbeitung.
Mit der Einführungspflicht für strukturierte E-Rechnungen in Deutschland wird auch der Übertragungsweg entscheidend. Peppol bietet hier eine datenschutzkonforme und wirtschaftlich sinnvolle Lösung. Unternehmen, die heute umstellen, sichern sich nicht nur Rechtssicherheit – sondern machen ihre Prozesse fit für die Zukunft.
Kontakt: Jannik Stamm, Head of EDI
Telefon: +49 40 359641 259
Email: jstamm@besitec.com
