E-Rechnungspflicht Belgien 2026 – Peppol wird Standard
Inhaltsübersicht
Die E-Rechnungspflicht Belgien 2026
Belgien steht vor einem entscheidenden Wandel: Ab dem 1. Januar 2026 sind Unternehmen verpflichtet, ihre B2B-Rechnungen ausschließlich in einem strukturierten Format via Peppol BIS 3.0 (UBL oder CII) zu übermitteln.
Damit geht Belgien über die bereits bestehende E-Rechnungspflicht im öffentlichen Sektor hinaus und setzt komplett auf digitales Rechnungswesen.
e bereits der E-Invoicing-Zwang für Rechnungen an öffentliche Stellen über Peppol eingeführt. Damit ist das Netzwerk bereits aktiv genutzt und fungiert als Rückgrat für den geplanten Großstart im privaten Unternehmensbereich.
Dieser Vorstoß steht im Kontext der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), die auf standardisierte E-Invoicing-Verfahren zielt. Belgien nimmt dabei eine Vorreiterrolle ein.
Ab 1. Januar 2026 ist die strukturierte elektronische Rechnung im B2B-Bereich Pflicht.
B2G schon seit März 2024: Rechnungen an Behörden müssen über Peppol eingereicht werden.
B2C bleibt weiterhin freiwillig, ebenso wie bestimmte Kleinbetrags- oder steuerbefreite Umsätze.
Das Ziel ist klar: Nur strukturierte Rechnungen in definierter Peppol-Form sind zulässig – einfache PDFs oder Kassenbons verlieren ihre Gültigkeit als Rechnung.
Technische Anforderungen und Netzwerkstruktur
Peppol BIS 3.0 (UBL) – der verbindliche Standard
Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht Belgien 2026 ist Peppol BIS 3.0 im UBL Format das zentrale. Andere Formate wie ZUGFeRD bleiben nur nach individueller Vereinbarung erlaubt.
Dezentrales Übertragungsmodell
Peppol arbeitet mit einem dezentralen Ansatz: Sender und Empfänger kommunizieren jeweils über zertifizierte Access Points im sogenannten „Four-Corner-System“ – Sender-AP → Netzwerk → Empfänger-AP → Empfänger.
Empfangspflicht für Händler und Lieferanten
Unternehmen in Belgien müssen bis 2026 nicht nur E-Rechnungen versenden, sondern auch empfangen und weiterverarbeiten können – ein zertifizierter Eingangskanal ist erforderlich.
Warum diese Umstellung Sinn macht
Effiziente, medienbruchfreie Prozesse
Mit strukturierten Rechnungen lassen sich Buchhaltungsprozesse weitgehend automatisieren – manuelle Erfassungen entfallen, Fehlerquellen werden minimiert.
Digitalisierung und Compliance
Belgien richtet sich auf die Integration in Echtzeit-Steuerberichte ab 2028 aus. E-Rechnungen via Peppol bilden das technische Fundament dafür.
Einheitlicher EU-Standard
Die ViDA-Initiative ermöglicht es Mitgliedsstaaten, den Einsatz bestimmter Rechnungsformate gezielt zu regeln. Belgien nutzt diese Grundlage, um ein durchgängig strukturiertes, EU-konformes System für die elektronische Rechnungsstellung zu etablieren.
Vorbereitung auf die elektronische Rechnung Belgien
Ab dem 1. Januar 2025 begann in Belgien die Einführung der E-Rechnungspflicht. Während einer Übergangsphase von 2025 bis 2027 wird diese Verpflichtung schrittweise auf immer mehr Unternehmen ausgeweitet. Ziel dieser gestaffelten Umsetzung ist es, allen Beteiligten ausreichend Zeit zur Anpassung ihrer Systeme und Prozesse zu geben
Was Sie als Unternehmen jetzt tun müssen
Analyse der aktuellen Systeme
Prüfen Sie, ob Ihre ERP- oder Finanzsoftware bereits Peppol-kompatibel ist – oft benötigen Sie nur einen passenden Access Point.
Auswahl des richtigen Access Points
Achten Sie auf etablierte Partner mit Peppol-Zertifikat – idealerweise mit flexiblen Anbindungsmöglichkeiten (API, SFTP etc.).
Pilotprojekt und Tests
Starten Sie mit einem MVP – etablieren Sie Test-Accounts, validieren Sie Rechnungen und simulieren Sie Live-Szenarien mit Partnern.
Training, Roll-out und Monitoring
Schulen Sie Ihr Team, passen Sie Prozesse an, implementieren Sie Dashboards und Reporting-Tools für eine lückenlose Nachverfolgung.
Warum genau jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Puffer vor dem Start: Die Zeit bis Ende 2025 ist ideal für Testläufe, Trainings und technische Abstimmungen.
Strafen vermeiden: Ab 2026 gelten strukturierte Rechnungen als Pflicht – bei Verstößen drohen Bußgelder.
EU-konform und zukunftssicher: Unternehmen positionieren sich frühzeitig optimal für weitere digitale Vorgaben.
Digitaler Wettbewerbsvorteil: Wer zuerst auf strukturierte Prozesse setzt, sammelt Effizienz und Erfahrungswerte.
Steuerliche Förderung möglich: EU und Belgien unterstützen Investitionen in Digitalisierung, zumeist sogar steuerlich.
Wie BESITEC Sie unterstützen kann
BESITEC bietet maßgeschneiderte Unterstützung:
Peppol Access Point (Send & Receive) mit API, SFTP und browserbasiertem Portal
SMP-Zertifizierung, Belgien empfiehlt die Nutzung zertifizierter Peppol-Provider. Besonders relevant ist hier die SMP-Zertifizierung (Service Metadata Publisher), die bestätigt, dass ein Anbieter Peppol-Teilnehmerdaten zuverlässig und standardkonform verwalten kann.
EDI-Module (b.edi) für nahtlose ERP-Anbindung
b.invoice und web.invoice – modulare Rechnungsplattformen
Monitoring-Dashboards & GoBD-Archivierung
Schlanke Projektteams: schnelle Umsetzungszeit und agile Anpassungen
Business-Skalierung: ideal bei hohem Rechnungsvolumen und grenzüberschreitenden Geschäften
Handlungsplan zum Einstieg
Ab dem 1. Januar 2026 müssen nahezu alle belgischen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) für inländische B2B-Transaktionen erstellen, empfangen und verarbeiten. Um rechtzeitig startklar zu sein, sollten Unternehmen folgende Schritte einleiten:
1. Bestehende Systeme überprüfen
Analysieren Sie, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software Peppol BIS 3.0 und den EU-Standard EN 16931 unterstützt.
Prüfen Sie die Kompatibilität mit dem offiziellen Mercurius-Portal für B2G-Transaktionen.
Ermitteln Sie, ob Updates oder Schnittstellenanpassungen notwendig sind, um Rechnungen automatisiert zu verarbeiten.
2. Geeignete Software auswählen
Wählen Sie eine Peppol-konforme Lösung aus der von den Behörden anerkannten Anbieterlisten.
Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob eine vollständige Unterstützung des Formats Peppol BIS 3.0 bis 2026 gewährleistet ist.
Ein Eintrag auf diesen Listen bestätigt, dass der Provider alle technischen Standards sowie Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erfüllt.
Für Unternehmen bedeutet das: Sie können sicher sein, dass ihr Partner offiziell zertifiziert ist und ein rechtssicherer, kompatibler Datenaustausch über Peppol gewährleistet ist.
3. Systeme integrieren
Großunternehmen sollten ihre internen IT- und Finanzsysteme direkt an Peppol und Mercurius anbinden.
Bei komplexen Anforderungen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit zertifizierten E-Rechnungs-Dienstleistern, um Compliance und reibungslose Abläufe sicherzustellen.
4. Interne Prozesse anpassen
Implementieren Sie Prüf- und Freigabe-Workflows, die Echtheit, Vollständigkeit und Lesbarkeit der Rechnungen sicherstellen.
Richten Sie eine lückenlose Audit-Trail-Dokumentation ein, um den gesetzlichen Nachweispflichten zu entsprechen.
5. Partner einbinden
Stimmen Sie sich frühzeitig mit Lieferanten und Kunden ab, um deren Bereitschaft für strukturierte E-Rechnungen sicherzustellen.
Vereinbaren Sie, falls notwendig, Self-Billing-Absprachen oder andere Prozesse, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Fazit zur E-Rechnungspflicht Belgien 2026
Belgien setzt mit der Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ab 2026 neue Maßstäbe. Wer frühzeitig auf Peppol umstellt, sichert nicht nur gesetzliche Sicherheit, sondern macht sich fit für zukünftige EU-Standards und Digitalisierung – mit klaren Effizienzgewinnen und steuerlichen Vorteilen.
Ein kompetenter Partner wie BESITEC mit zertifiziertem Access Point, modularer Plattform und agilem Support stellt sicher, dass Unternehmen fit für die Zukunft bleiben – ohne unnötigen Aufwand.
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Kontakt: Jannik Stamm, Head of EDI
Telefon: +49 40 359641 259
Email: jstamm@besitec.com