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Elektronische Rechnung in Italien

Inhaltsübersicht

Die Herausforderungen der Umstellung auf elektronische Rechnungen in Italien

In Italien hat die Einführung elektronischer Rechnungen in den letzten Jahren zu einer bedeutenden Veränderung der Geschäftspraktiken geführt. Mit der gesetzlichen Verpflichtung für Unternehmen, seit dem 1. Januar 2019 das FatturaPA-System für den Rechnungsaustausch zu nutzen, hat sich die Notwendigkeit einer effizienten und sicheren Abwicklung von Geschäftstransaktionen erhöht. Diese Umstellung auf elektronische Rechnungen wurde vor dem Hintergrund der Verbesserung der betrieblichen Abläufe eingeführt, birgt jedoch auch Herausforderungen in Bezug auf die Anpassung an neue Systeme und Vorschriften. Unternehmen benötigen effektive Lösungen, um den Übergang zu erleichtern und sicherzustellen, dass ihre Prozesse den rechtlichen Anforderungen entsprechen, während gleichzeitig die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit erhalten bleibt. Dabei spielt besonders die Schließung von Umsatzsteuerlücken eine entscheidende Rolle.

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FatturaPA

Seit dem 1. Januar 2019 schreibt die italienische Gesetzgebung vor, dass alle Rechnungen über das Sistema di Interscambio (SdI) ausgetauscht werden müssen, was sowohl inländische Unternehmen mit einer UID (eindeutige Identifikationsnummer) in Italien als auch ausländische Unternehmen betrifft, die Geschäftsbeziehungen mit italienischen Unternehmen unterhalten. Diese Umstellung spiegelt einen weltweiten Trend im Business-to-Government (B2G) wider und fördert die Effizienz und Transparenz im Rechnungsaustausch. Ähnliche Entwicklungen sind in verschiedenen Ländern weltweit zu beobachten, wobei die Umstellung auf elektronische Rechnungen einen zentralen Bestandteil moderner Geschäftspraktiken darstellt. Die offizielle Website finden sie wenn Sie auf die Flagge klicken.

Abkürzungen im Rahmen der elektronischen Rechnung in Italien:

Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione – elektronischer Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung.

Spezifisches XML-Format, das im Rahmen von FatturaPA für den Rechnungsaustausch verwendet wird.

Agenzia per l’Italia digitale: Staatliche Einrichtung, die seit 2012 eine bedeutende Rolle bei der Förderung der Digitalisierung und Implementierung digitaler Lösungen in Italien spielt.

Sistema di Interscambio: Zentrales System für den Austausch von Rechnungsdaten, das verschiedene Kanäle für die Einreichung und den Empfang von Rechnungen, einschließlich Web-Interfaces und Web-Services, ermöglicht.

Anmeldeprozess bei FatturaPA

Der Registrierungsprozess bei FatturaPA umfasst mehrere Schritte und Anforderungen, die von Unternehmen erfüllt werden müssen, um am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen. Um sich bei FatturaPA anzumelden, müssen Unternehmen einige wichtige Schritte beachten:

  1. Vorbereitung der erforderlichen Unternehmensdaten: Unternehmen müssen alle erforderlichen Unternehmensdaten vorbereiten, darunter der offizielle Unternehmensname, die Steuernummer (Partita IVA), die Adresse und Kontaktdaten.

  2. Überprüfung der technischen Voraussetzungen: Es ist wichtig sicherzustellen, dass das Unternehmen über die technischen Voraussetzungen verfügt, um die elektronische Rechnungserstellung und -übermittlung zu unterstützen. Dazu gehört möglicherweise die Aktualisierung von Software und Systemen, um die Kompatibilität mit FatturaPA zu gewährleisten.

  3. Erstellung eines digitalen Zertifikats: Unternehmen müssen ein digitales Zertifikat erstellen, das für die elektronische Signatur und Authentifizierung der übermittelten Rechnungen erforderlich ist. Dieses Zertifikat dient als Sicherheitsmaßnahme, um die Integrität der übermittelten Daten zu gewährleisten.

  4. Auswahl eines autorisierten Dienstleisters (optional): Unternehmen können sich auch dazu entscheiden, sich durch autorisierte Dienstleister registrieren zu lassen, die sie bei der Einhaltung der Vorschriften und dem technischen Prozess unterstützen. Diese Dienstleister bieten oft Unterstützung bei der Implementierung und Wartung der erforderlichen technischen Infrastruktur.

  5. Anmeldung beim FatturaPA-Portal: Sobald alle erforderlichen Schritte abgeschlossen sind, können sich Unternehmen über das offizielle FatturaPA-Portal registrieren. Dort müssen sie die bereitgestellten Informationen eingeben und die erforderlichen Schritte gemäß den Anweisungen auf der Website ausführen.

Durch die sorgfältige Vorbereitung und die Einhaltung der Registrierungsschritte können Unternehmen reibungslos am FatturaPA-Programm teilnehmen und von den Vorteilen des elektronischen Rechnungsaustauschs profitieren.

Datenübertragung bei FatturaPA

Automatisierte Datenübertragung von Rechnungen

Die automatisierte Datenübertragung von Rechnungen beinhaltet die Implementierung von Systemen und Prozessen, die eine nahtlose und effiziente Integration der Rechnungsdaten in das FatturaPA-System ermöglichen. Unternehmen können Softwarelösungen oder spezialisierte Tools verwenden, um den Export und die Übertragung von Rechnungsdaten aus ihren ERP-Systemen zu automatisieren. Diese automatisierten Prozesse können die Effizienz verbessern und Fehler reduzieren, indem sie die manuellen Eingriffe minimieren und den gesamten Prozess der Rechnungsübertragung optimieren.

Manuelle Übertragung von Rechnungsdaten

Die manuelle Übertragung von Rechnungsdaten erfordert, dass Unternehmen die relevanten Daten manuell aus ihren internen Systemen extrahieren und in das erforderliche Format für FatturaPA konvertieren. Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Datenaufbereitung, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und vollständig sind, bevor sie an das FatturaPA-System übermittelt werden. Unternehmen müssen sich mit den technischen Anforderungen vertraut machen und sicherstellen, dass ihre Daten entsprechend den Richtlinien und Vorgaben formatiert sind, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.

Die sorgfältige Abwägung zwischen automatisierter und manueller Übertragung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Unternehmen effektiv und effizient am Rechnungsaustausch teilnehmen können und dabei die Anforderungen von FatturaPA erfüllen.

Welche Praxisbeispiele gibt es für die Umsetzung?

Datenintegration aus dem ERP-System in die FatturaPA-Plattform Ein möglicher Lösungsweg, unten dargestellt, illustriert, wie Besitec eine nahtlose Übermittlung von Rechnungsdaten an FatturaPA als Datendrehscheibe gewährleistet.
An dieser Stelle erfolgt die automatische Generierung der Rechnungsdaten innerhalb des ERP-Systems, die dann an unser System weitergeleitet werden. Hierbei bietet sich die Option, ein maßgeschneidertes Austauschprotokoll zu wählen, während die Rechnungsdaten in einem flexiblen Exportformat des ERP vorliegen können. Essenziell ist die vollständige Bereitstellung aller erforderlichen Inhalte gemäß den Anforderungen von FatturaPA.
Wir empfangen die ERP-Exportdaten, führen die erforderliche Übersetzung in das spezifische Zielformat InvoicePA durch und leiten die Daten an das System di Interscambio (SdI) für die Übermittlung weiter.

Elektronische Rechnung

Nachdem die Übermittlung der Rechnung durch das System di Interscambio (SdI) erfolgt ist, erhält Besitec eine Rückmeldung in Form einer Empfangsbestätigung. Diese gibt an, ob die Nachricht positiv oder negativ empfangen wurde. Eine negative Bestätigung erfolgt, wenn beispielsweise Rechnungsdaten unvollständig sind oder falsche Identifikations-IDs für den Empfänger verwendet wurden. Bei einer positiven Empfangsbestätigung von SdI liegt die Bestätigung des technischen Erhalts der Rechnung vor. Dies impliziert jedoch nicht automatisch, dass die Rechnung beim Empfänger akzeptiert und verarbeitet wurde. Eine zweite Bestätigung erfolgt zu diesem Zweck im weiteren Verlauf des Prozesses.

Der SdI-Service stellt dem Rechnungsempfänger die entsprechenden Rechnungsdaten zur Verfügung, damit diese abgeholt werden können. Falls in der initialen Übermittlung eine PEC-Emailadresse oder ein Codice Destinatario angegeben wurden, erfolgt vom SdI-Service eine automatische Weiterleitung der Rechnung an den Empfänger. Nachdem die Rechnung erfolgreich vom Empfänger abgeholt oder weitergeleitet wurde, erfolgt seitens des SdI-Service eine zweite „fachliche“ Bestätigung. Diese Bestätigung signalisiert, dass die Rechnung erfolgreich vom Empfänger empfangen wurde. Sollte innerhalb von 15 Tagen keine Abholung seitens des Empfängers erfolgen, sendet das SdI-Service automatisch eine Verfallsmeldung, und die ursprüngliche Rechnungsübermittlung gilt vor den Finanzbehörden als gescheitert.

Besitec empfängt die genannten technischen und fachlichen Bestätigungen von SdI und stellt diese bei Bedarf in einem ERP-Importformat bereit. Auf diese Weise kann der Empfangs- und Verarbeitungszustand einer elektronischen Rechnung zurück in das ERP-System überführt werden.

Archivierung von Informationen

In Bezug auf die Speicherung der über SdI übermittelten Daten gelten in Italien spezifische gesetzliche Vorgaben. Die Gesetzgebung sieht vor, dass Rechnungen für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Diese archivierten Unterlagen müssen zudem mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden.