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Elektronische Rechnungen - Einfach erklärt

Elektronische Rechnung

Technologie im Wandel

Die Digitalisierung ist die Zukunft und die Umstellung auf elektronische Rechnungen spielt eine bedeutende Rolle bei diesem Wandel. Diese Veränderung ist bereits seit einigen Jahren im Gange und umfasst neue Richtlinien und Geschäftspraktiken sowie die Einführung neuer Technologien.
Es ist wichtiger denn je, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von elektronischen Rechnungen und die automatisierte Versendung via EDI (elektronischer Datenaustausch). Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen bieten elektronische Rechnungen eine schnellere, effizientere und kosteneffektivere Möglichkeit, Rechnungen auszutauschen.

Was ist ein elektronische Rechnung?

Eine E-Rechnung ermöglicht die vollständig digitale Verarbeitung von Rechnungen, angefangen von der Erstellung bis hin zur Zahlung. Durch die elektronische Übermittlung, den automatisierten Empfang und die weiterführende Verarbeitung wird eine hohe Effizienz im Rechnungsprozess gewährleistet.

Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder Bilddateien wie PDFs werden die Rechnungsinhalte einer E-Rechnung in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dargestellt. Dadurch ist sichergestellt, dass diese Art von Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und medienbruchfrei automatisiert weiterverarbeitet werden können, um eine schnelle Auszahlung zu ermöglichen.

Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen, je nach den Anforderungen Ihres Kunden und den Möglichkeiten Ihres Unternehmens. Eine Option besteht darin, eine direkte Verbindung zwischen Ihrem System und dem System Ihres Kunden mithilfe von EDI (Electronic Data Interchange) zu erstellen. EDI ermöglicht den Austausch ohne menschliche Eingriffe oder Papier und spart Zeit und Papier. Laden Sie sich gerne unser kostenlosen Whitepaper herunter wenn sie mehr Informationen benötigen.

Welches Format sollte man für elektronische Rechnungen verwenden?

Während das PDF-Format für den Informationsaustausch geeignet ist, ist es für den elektronischen Datenaustausch (EDI) nicht die beste Wahl. PDFs haben keine eingebettete Struktur für EDI, was die Verarbeitung und Integrierung von Daten erschwert. Daher sind spezielle EDI-Formate wie beispielsweise XRechnung, IDOC, UN/EDIFACT oder X12 besser geeignet für den elektronischen Datenaustausch von Geschäftsdaten.

Kontakt: Jannik Stamm, Head of EDI
Telefon: +49 40 359641 259
Email: jstamm@besitec.com

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