E-Rechnungspflicht Deutschland B2B 2025: Alles, was Unternehmen wissen müssen
Inhaltsübersicht
E-Rechnungspflicht Deutschland B2B 2025 – Kontext – Warum?
Im April 2023 wurde in Deutschland ein Diskussionsentwurf für die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung vorgelegt. Dieser wurde später im Referentenentwurf des Wachstumschancengesetzes aufgenommen. Am 22. März 2024 stimmte der Bundesrat dem Vermittlungsergebnis zum Gesetz zu. Zudem erhielt Deutschland am 25. Juli 2023 eine ausdrückliche Genehmigung des EU-Rats für den Vorgriff auf Maßnahmen im Rahmen von ViDA (VAT in the Digital Age).
ViDa umfasst verschiedene Maßnahmen zur Vereinfachung und Harmonisierung der Mehrwertsteuerregelungen in der EU, darunter die Einführung von E-Invoicing und Realtime-Reporting für innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen.
Ab dem 1. Januar 2025 treten neue Begriffsdefinitionen in Kraft. Dies beinhaltet eine klare Unterscheidung zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F. Elektronische Rechnungen, auch als “eRechnungen” bezeichnet, müssen ab diesem Zeitpunkt in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dabei muss das Format den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen, was der CEN-Norm EN 16931 entspricht.
Es ist wichtig zu beachten, dass eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht als elektronische Rechnung gilt. Diese neuen Definitionen gelten ab dem 1. Januar 2025, obwohl die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung erst zu einem späteren Zeitpunkt in Kraft tritt.
Neue Anforderung: Gemäß den Änderungen des Wachstumschancengesetzes besteht nun die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, während die grundlegenden Regeln für die Rechnungserstellung unverändert bleiben.
Formatanforderungen für elektronische Rechnungen
Die Formatanforderungen für elektronische Rechnungen werden beispielsweise von der XRechnung erfüllt, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird, sowie vom hybriden ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei darstellt. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat dies in seinem Schreiben vom 2.10.2023 ausdrücklich bestätigt, wobei dies für ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 gilt. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben erwähnt wurden, grundsätzlich die Anforderungen erfüllen können.
Es ist zu beachten, dass bei hybriden Rechnungsformaten der strukturierte Teil zukünftig führend sein soll, entgegen Abschnitt 14.4 Absatz 3 Satz 4 der aktuellen Fassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE). Eine wichtige Änderung betrifft die Möglichkeit, das strukturierte elektronische Format der Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger zu vereinbaren. In diesem Fall müssen die erforderlichen Angaben gemäß dem Umsatzsteuergesetz (UStG) korrekt und vollständig in ein Format extrahiert werden können, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist. Dadurch bleiben beispielsweise Rechnungen, die über EDI-Verfahren ausgestellt sind und nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zulässig. Die gewählte Formulierung ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere mögliche elektronische Rechnungsformate.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft in erster Linie Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B). Dabei müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Die Ansässigkeit im Inland kann durch verschiedene Faktoren wie den Sitz, die Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, den Wohnsitz oder den gewöhnlichen Aufenthalt im Inland definiert sein. Es ist wichtig zu beachten, dass eine umsatzsteuerliche Registrierung ohne gleichzeitige Ansässigkeit im Inland keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auslöst.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht wird am 1. Januar 2025 offiziell eingeführt. Um den Unternehmen mehr Zeit für die Umstellung zu geben, wurden jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 eingeführt. Diese sollen es den betroffenen Unternehmen ermöglichen, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und ihre Prozesse anzupassen.
Übergangsregeln bis Ende 2026
Für B2B-Umsätze, die im Jahr 2025 und 2026 durchgeführt werden, bleibt die Übermittlung von Papierrechnungen weiterhin zulässig. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, können in diesem Zeitraum weiterhin verwendet werden. Allerdings ist nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich, wie es bereits bisher der Fall war (gemäß § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F.).
Übergangsregeln bis Ende 2027
Bis Ende 2027 besteht weiterhin die Möglichkeit zur Übermittlung von Papierrechnungen für B2B-Umsätze. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Wie bereits in den Jahren 2025 und 2026 benötigen diese jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Eine zusätzliche Voraussetzung ist, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR hat.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz diese Grenze überschreitet, haben jedoch noch die Möglichkeit, Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) zu übermitteln. Diese Regelung gilt für Umsätze, die in den Jahren 2026 und 2027 ausgeführt wurden, auch wenn keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028
Müssen alle Rechnungen im B2B-Sektor den neuesten elektronischen Standards entsprechen.
E-Rechnungspflicht Deutschland B2B 2025 – Ausnahmen
In bestimmten Fällen besteht keine Verpflichtung zur Nutzung einer E-Rechnung. Dies betrifft beispielsweise Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV sowie Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Diese können weiterhin in anderer Form, wie beispielsweise auf Papier, übermittelt werden und fallen dann unter die Kategorie “sonstige Rechnungen” gemäß den geltenden Vorschriften.
- Rechnungen mit einem Betrag unter 250 €
- Steuerbefreite Lieferungen und Leistungen nach UStG § 4 Nr. 8 bis 29
Bereit für die Umstellung? Wir helfen gerne!
Wenn Ihr Unternehmen noch nicht auf die E-Rechnungspflicht Deutschland B2B 2025 vorbereitet ist oder Unterstützung bei der Anpassung Ihrer Prozesse benötigt, sind wir gerne für Sie da. Unser Team steht Ihnen zur Verfügung, um Sie durch den Umstellungsprozess zu führen und sicherzustellen, dass Sie die neuen Anforderungen erfüllen. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie von dieser Umstellung profitieren können. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren und Ihre Fragen zu klären!
Kontakt: Jannik Stamm, Head of EDI
Telefon: +49 40 359641 259
Email: jstamm@besitec.com
