business case mit b.invoice

Wie sieht ein business case mit b.invoice aus?

Was ist die Ausgangssituation?

Das Unternehmen Zerhusen pflegt mit der Bundeswehr eine geschäftliche Beziehung im B2G-Bereich. Die Bundeswehr ist der nachgeordnete Geschäftsbereich des deutschen Bundesministeriums der Verteidigung und ist somit ein öffentlicher Auftraggeber des Bundes. Für Lieferanten des Bundes gilt ab dem 27. November 2020 nach Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55 die ausschließliche Verpflichtung zur rein elektronischen Rechnungsstellung. Die rechnungsempfangenden Stellen des Bundes dürfen alle papierbasierten Rechnungen oder Rechnungen, die als PDF übermittelt werden, zurückweisen.

Wie wird vorgegangen?

Unsere Analyse der Rechnungsprozesse ist Grundlage für das weitere Vorgehen, die Entwicklung und die Implementierung von b.invoice. Das Ergebnis der Analyse ist, dass das Rechnungsmodul von Unternehmen Zerhusen ihre Rechnungen im kundenspezifischen XML-Format generiert und die Bundeswehr zukünftig nur noch XRechnungen akzeptiert. Außerdem konnte festgestellt werden, dass die Bundeswehr einen PEPPOL Access Point besitzt und damit einhergehend feststeht, dass die Übertragung der Rechnungen über das PEPPOL Netzwerk funktionieren wird.
In Abstimmung wurden die Spezifikationen und die Soll-Rechnungsprozesse wie folgt definiert: Die Rechnung in dem kundenspezifischen XML-Format wird mithilfe von b.invoice in das von der Bundeswehr geforderte XRechnungs-Format übersetzt. Der Übertragungsweg von Zerhusen zu b.invoice erfolgt über sftp und von b.invoice zur Bundeswehr über das PEPPOL Netzwerk. BESITEC und die Bundeswehr besitzen einen PEPPOL Acces Point Provider und können deshalb direkt miteinander kommunizieren und Rechnungen austauschen.

Wie wird vorgegangen?

Die Übersetzung der Rechnung vom kundenspezifischen XML- in das Soll-Format und das technische Setup für die sftp-Übertragung ist der Großteil der Entwicklung. Bei der Entwicklung besteht ein ständiger Austausch mit Zerhusen, damit die Rechnung korrekt übersetzt wird. Im Anschluss der Übersetzung und der Installation des technischen Setups werden die neu geschaffenen Prozesse mit den beteiligten Partnern getestet und nach erfolgreichem Testen in die produktiven Systeme implementiert.
Ergebnis ist ein neu geschaffener Rechnungsprozess, bei dem Zerhusen elektronische Rechnungen mithilfe von b.invoice übersetzt und über das PEPPOL-Netzwerk an die Bundeswehr automatisiert sendet.